第18回 採用担当者とコミュニケーションは取れていますか?

応援

【一番学生と接触するのは採用担当者です】

採用選考にのぞむ理系の学生さんに向けての「応援ブログ」第18回目です。

今回は、皆さんの就職活動のナビゲーター役の(人事)採用担当者とのコミュニケーションについて書いていきます。
企業によって採用選考のプロセス、合否判断の基準、決定権限者の違いはあるでしょうが、一人ひとりの学生さんと最も長く、いろいろなシチュエーションで接触しているのが採用担当者です。
私自身の経験からも、選考に入る前の接触の様子、事務的なやり取りの様子、選考試験前後の控室での様子などを担当者に聞き取りをして参考にしていました。

それでは、皆さんが採用担当者とコミュニケージョンを取るうえで、どういった点に注意して、どういう行動をしたらいいのか?について、いくつかのアドバイスをしていきます。

【採用担当者にメールを送るタイミング】

採用担当者と接触をしたらメールを出してお礼を伝える。これは毎回行うようにしましょう。
では、どんな時にメールを送ったらいいのか?
以下の4つを紹介します。

1. 応募企業と接触をしたら、メールでお礼をしましょう
簡単なメールで十分です。書くことは3点。

①出会い、会社案内、採用選考についてのお礼 
②一行くらいの短さで、次のステップへの意欲 
③今後もよろしくお願いします、という結び

3行で十分です。定型文を作っておくとよいでしょう。

次に大切なのは、タイミングです。必ずその日のうちに送りましょう。夜遅くになっても構いません。翌朝、採用担当者がビズネスアワーに確認できれば良いのです。


2. 会社案内、選考試験の通知を受け取ったとき
ここでも速やかに返答しましょう。メールは簡単で構いません。

①通知メールを受け取ったこと 
②指定日時に参加できること 
③機会(チャンス)をいただいたことへの簡単なお礼 
④頑張ります!といったワンセンテンスの決意

これで十分です。

もし、指定の日時の都合が悪い時には、必ず理由を書いたうえで他の日時設定をお願いする文章を加えてください。学業(ゼミナール、学会発表)などは避けられないでしょうが、アルバイトや友人との旅行を変更依頼の理由にするのは避けましょう。
疑問点、質問点があったならば、④の後に追記してください。不明点をそのままにせず、躊躇せずしっかり問い合わせをしましょう。

3. 選考試験・選考面接を受けたその日に、メールでお礼をしましょう
この時も、簡単なメールでOKです。ここでも、必ずその日のうちにメールすること。
内容は1.の場合と同じようなもので構いません。1.の②(次のステップへの意欲)のところを少し膨らませて、強い想いをアピールするのもよいでしょう。ただし、冗長(じょうちょう:文章がむだが多くて長いこと)にならないようにしましょう。

ビジネス上のメールは、簡潔に書くことが最優先されます。ですから、時候の挨拶や「貴社、ますますご清栄のことと……」などの挨拶文は不要です。必要な項目を簡潔に書くこと、必ずその日のうちに返信をする、この2点を徹底してください。また、夜寝る前までに一回はメールのチェックをすることを習慣づけてください。繰り返しになりますが、文章の内容について、どう書こうかと迷って返信が遅くなるのが一番よくありません。

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4. 内定(内々定)通知を受け取ったとき(2段階のステップで対応します)
4-1)採用担当者へのメール
まずは、
①通知を受け取ったこと
②期日までに書面で回答すること
③これまでの経過に関してのお礼

これらを書いてメールしてください。

・第一志望で、その会社に入社する希望が固まっているのなら、その点も書いたうえで、下記4-2)の文書(手紙)を作成し、速やかに送ってください。
・他社の回答待ちや、決心がついていない場合でも、①~③を記入したメールは出すようにしましょう。

4-2)内定(内々定)承諾の回答(文書を郵送で)
内定(内々定)を企業が出す場合には、学生さんに対して、回答期日を指定した上で承諾書の提出を求めます。郵送先の宛名は、企業の代表者の名前にします。会社案内やホームページを見て正式な職名を書きましょう。また、漢字も正確に書きましょう。

4-1)でも書きましたが、原則的には期日までに会社に届けばよいのです。提出期限に企業に届いていること、当日消印があればOKではないことに注意してください。入社を希望しているのについつい後回しにしてしまい、期日後に慌てて電話してくる学生さんがいます。決心しているのなら速やかに出しましょう。 

きちんと回答する。速やかに回答する。社会人になっても、大切な習慣です。
ここがしっかり出来ている学生さんについては、(人事)採用担当者は、安心して採用決定権限者(社長、取締役など)にプラスになる判断材料を提供できるのです。

【プロフィール】

履歴書

Jerry O. (大庭 純一)
1956年 北海道室蘭市生まれ、小樽商科大学卒業。静岡県掛川市在住。
ドラッカー学会会員。フリーランスで、P.F.ドラッカーの著作による読書会、勉強会を主催。
会社員として、国内大手製造業、外資系製造業、IT(ソフトウェア開発)業に勤務。
人事、総務、経理などの管理部門に携わる。採用は、新卒、キャリア、海外でのエンジニアのリクルートを担当。面接を重視する採用と入社後のフォローアップで、早期離職者を出さない職場環境を実現させてきた。

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