理系就活生向けコラム 第Ⅲ期 提出書類でしっかりアピール

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第17回 企業との接触(会社説明会での訪問カードの書き方)

今回は、訪問カードの書き方です。
具体的なシーンとしては、SJC主催の合同会社説明会、学内説明会、会社訪問時などに記入して企業側に渡す用紙全般のことで、氏名、住所、在籍する学校・学部名、連絡先アドレスなどを記入するものです。
この訪問カードが企業内でどのように使われているのか?その先の選考過程でどのような役割を果たしていくのか?を説明し、注意点を述べます。

1.訪問カードの企業での使われ方
何百人、千人以上の応募がある企業であれば、訪問カードは単に受け取るだけで、履歴書やエントリーシートから採用担当者はスタートするでしょう。しかし、そこまでの数の応募のない企業で、一人ひとりの学生さんとしっかり向かい合っていく方針の企業担当者であれば、この訪問カードは大切に扱います。「大切に」ということは、ここからが選考の第一歩が始まっているということです。
丁寧に書かれた訪問カードをもって企業や企業ブースを訪ねてくれた学生さんのことは、しっかりと記憶に残るものです。さらに何回も説明会でブースを訪ねてくださっていれば、訪問カードから訪問履歴がわかります。学生さんの熱意が伝わってくるのです。

2.選考での使われ方
実際に、私が採用責任者をしていた企業では以下のように使っていました。
面接官に渡す資料には、その学生さんがどの説明会に来てくれていたか、何回接触したか、その時の印象、短いながらも会話できていたら、その内容や感想を記入して伝えていました。
ですから、面接官たちは履歴書・エントリーシートの情報以外に、採用担当者からの情報も持って選考に臨んでいました。
このように訪問カードは選考の最終段階まで使われる可能性があります。

3.注意点
これは、履歴書・エントリーシートでも同じことなのですが、相手に(ここでは企業の採用担当者や面接官に)読んでもらう書類であるということです。履歴書・エントリーシートは気合を入れて書いている学生さんでも、訪問カードはなぐり書きのケースが見受けられます。これはとてももったいないことです。

・手書きの場合には、はっきり丁寧な字を書いてください。達筆である必要はありません。気持ちを込めてしっかりと書いた字であるかどうかは、読み手に伝わるものです。
あらかじめ書式をwebからとれるケースであれば、入力して多めにプリントアウトして持っていきましょう。(SJCナビに登録している方は訪問カードをダウンロードできます)
・住所は正確に。アパートやマンションの番号まで記入しましょう。
・メールアドレスも正確に。数字、アルファベット、ハイフン、アンダーバーなど。
(10~20枚に1枚はメールで連絡を取りたくてもアドレスの不備で送れないケースがありました。)
・要求されている記入事項以外のことを余白に書くのはあまりお勧めできません。
しかし、例えば学校名・学部名を書く欄に余白があれば、専門分野や専攻内容など書き添えてのアピールは良いと思います。OB・OG訪問などで誘われて参加した場合などでは、訪問のきっかけとして書き添えるのはいいでしょう。

次回(第16回)は、履歴書についてですが、その前に、「顔写真」に触れておきます。写真は必ずスタジオでとってもらうようにしましょう。
ショッピングモールなどにあるスピードカメラやデジカメで自撮りした画像でもいいと思われるかもしれません。
しかし背景や光の当たり具合、表情の鮮明さなどのクオリティーが低く、たくさんの履歴書を並べて見ると違いは歴然です。写真の出来不出来で採用の合否が決まるわけではありません。
でも、きちんとスタジオでとられた写真からは、本気度が伝わってきます。もし面接や筆記試験等の評価でも甲乙つけがたい二人の候補者の中からあと一つだけの採用枠を争うような場合、最終的な判断基準が書類から伝わってくる真剣さ、強い想いが最後の決め手になることがあるのです。書類の作成や写真の準備は、前もってやっておくことができます。
直前になって焦らないよう、準備して下さい。

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【プロフィール】

履歴書

Jerry O. (大庭 純一)
1956年 北海道室蘭市生まれ、小樽商科大学卒業。静岡県掛川市在住。
ドラッカー学会会員。フリーランスで、P.F.ドラッカーの著作による読書会、勉強会を主催。
会社員として、国内大手製造業、外資系製造業、IT(ソフトウェア開発)業に勤務。
人事、総務、経理などの管理部門に携わる。採用は、新卒、キャリア、海外でのエンジニアのリクルートを担当。
面接を重視する採用と入社後のフォローアップで、早期離職者を出さない職場環境を実現させてきた。

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